Rancangan Sistem Informasi Penjualan Tunai Pada CV. Mitra solusindo

ABSTRAKSI

Penjualan merupakan salah satu kegiatan paling penting dalam setiap perusahaan terutama yang bergerak dibidang perdagangan. Untuk membantu dan mengawasi kegiatan penjualan maka diperlukan dukungan sistem informasi yang balk, sehingga dapat mengikuti perkembangan perusahaan yang sedang tumbuh. Hal ini disebabkan oleh semakin banyaknya transaksi dan besarnya biaya transaksi yang terjadi yang sampai saat ini dokumen — dokumen penjualan maupun laporan penjualan masih ditangani secara manual.

CV. MITRA SOLUSINDO adalah perusahaan yang menjual berbagai peralatan komunikasi. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penjualan adalah sistem yang belum terkomputerisasi. Pengelolaan data menjadi suatu informasi dengan menggunakan sistem aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word.

Hal yang menjadi hambatan adalah seringnya kehilangan data dan berkas karena laporan tersebut masih dikerjakan manual, sehingga laporan tersebut tidak akurat.

Untuk itu dalam suatu perusahaan, sistem komputerisasi merupakan salah satu hal yang sangat penting. Pada kenyataannya tidak dapat dipungkiri masalah yang terkait dengan administrasi, transaksi penjualan dan lain sebagainya. Jika permasalahan administrasi dan transaksi di perusahaan tersebut telah terkomputerisasi maka akan lebih mengefisiensikan proses kerja dan menghasilkan data yang akurat.

Tujuan dan manfaat dari analisa perancangan ini adalah memberikan informasi kepada pimpinan dan pelanggan secara cepat dan tepat. Dengan memanfaatkan sistem yang diusulkan ini secara benar, kemungkinan pengawasan dan kontrol terhadap order penjualan menjadi lebih mudah.

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun artikel ini tepat pada waktunya. artikel ini yang berjudul “RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI PADA CV. MITRA SOLUSINDO”

Dalam penyusunan artikel ini, penulis banyak mendapat tantangan dan hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Olehnya itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan artikel ini, semoga bantuannya mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

Penulis menyadari bahwa artikel ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga artikel ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian.

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Penjualan merupakan suatu unsur penting dalam suatu perusahaan atau badan usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan, karena dengan penjualan perusahaan berharap mendapat keuntungan yang bisa untuk melanjutkan usaha perusahaan tersebut, karena itu perlu pelayanan yang selektif mungkin. Untuk mendukung kegiatan sistem penjualan dibutuhkan suatu sistem penjualan yang terkomputerisasi agar dapat memperlancar serta mempermudah proses pengolahan data transaksi penjualan.

Kegagalan sistem manual dalam penjualan disebabkan oleh sistem tersebut tidak dikembangkan sesuai dengan perkembangan perusahaan yang dari hari ke hari bertambah pesat dan komplek. Dan sistem manual tidak lagi bekerja secara sempurna, maka diperlukan peranan komputer yang dapat melaksanakan pengolahan berbagai transaksi penjualan.

Adapun alasan—alasan diperlukanya sistem komputerisasi pengolahan data penjualan pada CV. MITRA SOLUSINDO  adalah sebagai berikut :

a.         Kebutuhan pihak manajemen terhadap laporan transaksi penjualan yang cepat, tepat dan akurat.

b.         Perusahaan yang menginginkan peningkatan pelayanan kepada para pelanggan atau pembeli dengan mempercepat proses pelayanan transaksi penjualan sehingga barang yang dipesan atau dibeli dapat segera diterima pelanggan atau pembeli dengan tepat waktu.

2. Masalah

Dari pengalaman Riset yang dilakukan penulis selama menganalisa sistem yang berjalan pada CV. MITRA SOLUSINDO, masalah yang dihadapi pada Bagian Penjualanya yaitu masih menggunakan sistem manual sehingga masih terdapat kendala — kendala yang dihadapi seperti hal — hal sebagai berikut :

a.       Adanya keluhan dari pelanggan dikarenakan pengiriman yang terlambat yang dikarenakan kurangnya penyediaan dokumen — dokumen pendukung untuk keperluan dalam pengambilan keputusan.

b.       Kurang efisien waktu dalam mendapatkan data barang karena penyimpanan data barang masih menggunakan buku atau arsip.

c.       Sering terjadi keterlambatan data barang karena adanya kesalahan — kesalahan dokumen pembuatan laporan penjualan.

d.       Pembuatan dokumen untuk keperluan penjualan tunai masih dilakukan secara manual seperti mengisi faktur pajak, kwitansi dan laporan penjualan.

3. Tujuan Penulisan

Sasaran yang ingin dicapai dalam penulisan artikel ini adalah membuat rancangan sistem komputer penjualan untuk pengolahan data di CV. MITRA SOLUSINDO, dimana nantinya mekanisme kerja dapat berjalan lebih efisien dan efektif.

Tujuan yang ingin dicapai rancangan tersebut adalah sebagai berikut :

a.   Informasi laporan penjualan tunai yang dihasilkan dari sistem yang baru dapat diproses lebih cepat, tepat dan akurat.

b.  Memberikan sistem usulan komputerisasi kepada Bagian Penjualan sehingga diharapkan dapat meringankan pekerjaan Bagian Penjualan.

c.  Dapat mempercepat proses pencarian data, meminimalkan kesalahan dan kehilangan data, serta mempercepat proses pembuatan laporan.

4.  Ruang Lingkup/Batasan Masalah.

Sesuai dengan judul artikel ini, penulis memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan maka pada perancangan sistem ini, bahasan masalah hanya akan membahas proses penjualan tunai mulai dari pemesanan barang yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan sampai pembuatan laporan.

5.  Metode Penelitian

Dalam penyusunan perencanaan sistem komputerisasi penjualan tunai ini, digunakan beberapa metode untuk memperoleh data yang dibutuhkan antara lain :

a.   Wawancara (Interview)

Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada bagian—bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai.

b.   Pengamatan (Observasi)

Pengamatan dilakukan dengan mengamati Iangsung kegiatan yang dilakukan oleh bagian — bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai.

c.   Penelitian Kepustakaan

Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mempelajari berbagai pustaka yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan tunai terutama buku—buku dan catatan — catatan.

d.   Desain Sistem

Dalam desain sistem terbagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu :

1. Tahap Analisa Sistem

Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :

·    Menganalisa sistem yang ada yaitu dengan mempelajari dan mengetahui apa yang dikerjakan sistem yang ada.

· Menspesifikasikan sistem yaitu dengan menspesifikasikan masukan yang digunakan, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.

Adapun tahapan — tahapan pada analisa sistem antara lain :

1).     Activity Diagram

Activity Diagram adalah alat untuk memodelkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas didalam suatu proses.

2).    Use Case Diagram

Use Case Diagram adalah alat untuk mendeskripsikan fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna.

3).   Use Case Description

Use case description adalah alat untuk mendeskripsikan secara rind mengenai use case.

4).    Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram adalah alat yang dapat mempresentasikan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih komponen sistem.

2. Tahap Perancangan Sistem.

Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rind berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang akan diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.

Adapun tahapan - tahapan pada rancangan sistem antara lain :

1)     Logical Record Structure

Logical Record Structure terdiri dari link-link diantara tipe record Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya.

2)  Normalisasi

Normalisasi digunakan untuk mengorganisasikan file dengan menghilangkan grup elemen yang berulang atau sebuah langkah (proses) untuk menyederhanakan hubungan elemen data didalam record.

3)  Relasi

Relasi digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model konseptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key.

4) Spesifikasi basis data

Spesifikasi basis data digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model konseptual

secara detail.

LANDASAN TEORI

  

I. Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang berhubungan satu sama lain yang bersama - sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran.

Dalam arti tuas dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen - elemen yang sating berhubungan dan sating bergantungan untuk mencapai suatu tujuan.

Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan prosedur menurut 3ogiyanto H.M (2003:35) "Sistem adalah kumpulan dad prosedur - prosedur yang mempunyai tujuan tertentu".

2. Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian (event) yang nyata digunakan untuk pengambilan keputusan.

Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (2002:27) "Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang".

Informasi dapat memiliki kualitas yang tergantung pada kriteria berikut :

a.   Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b.   Tepat pada waktunya

Informasi yang diberikan atau datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c.   Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Suatu sistem informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya pendapatannya.

3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Data merupakan bentuk yang mentah yang perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang digunakan dalam mengambil keputusan dan melakukan suatu tindakan. Data dapat berbentuk simbol-simbol berupa angka, huruf, gambar dan sebagainya.

Pengertian sistem informasi menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2002:11) : "Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang sating berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi".

4. Konsep Dasar Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevatuasikan permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan menentukan kebutuhan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Adapun langkah-Iangkah dalam analisa secara umum sebagai berikut :

a) Analisa Pendahuluan 
   Dalam analisa pendahutuan ini dilakukan pengumpulan informasi yang memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai tempat yang akan kita analisa.Untuk ini analisa sistem mengambil lembar kerja untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisa pendahuluan.

b)  Penyusunan usulan pelaksanaan analisa sistem 
  Pelaksanaan analisa sistem dirancang oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksanaan sistem. Maksud dihasilkanya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

c)  Pelaksanaan analisa sistem
   Pelaksanaan analisa sistem didasarkan pada rancangan kerja yang dituangkan dalam usulan analisa sistem.

d)  Penyusunan laporan hasil analisa sistem

 Hasil akhir analisa sistem disajikan dalam bentuk suatu laporan yang berguna dalam pengambilan keputusan.

5. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah proses pengamatan terhadap keadaan suatu badan usaha dengan tujuan dapat mengetahui situasi operasionalnya dan apakah badan usaha tersebut memerlukan suatu perbaikan atau tidak yang meliputi identifikasi suatu masalah, analisa suatu masalah, penyelesaian suatu masalah.

Adapun tujuan dari perancangan sistem adalah :

a.    Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.

b.    Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemogram komputer (programmer) dan ahli-ahli tehnik lainnya yang terlibat.
 Sedangkan sasaran-sasaran yang harus dicapai meliputi :

a.    perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.

b.    Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama organisasi.

c.    Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh komputer.

d.    Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan bangunan yang terinci untuk masing - masing komponen dengan sistem terperinci.

Daiam suatu perancangan sistem informasi terdiri dari komponen - komponen. Komponen - komponen ini dirancang dengan tujuan untuk komunikasi dengan user atau pemakai dan bukan dengan programmer.

a.   Perancangan model

Analisa sistem dapat merancang model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk fisik dan model logika, Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan pada user, bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika akan digambarkan dengan menggunakan sequence diagram.

b.   Perancangan keluaran

Keluaran merupakan suatu produk dari sistem informasi yang dapat dilihat yang berupa tampilan di media kertas atau layar komputer.

c.   Perancangan masukan 
                      Alat masukan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) golongan yaitu alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung berupa alat yang langsung dihubungkan ke CPU (central processing unit) sedang alat masukan tidak langsung adalah alat yang tidak iangsung dihubungkan ke CPU.

d.   Perancangan basis data

                 Basis data merupakan kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lain. Data tersebut tersimpan diluar komputer dan dipergunakan perangkat lunak (software) untuk menampilkannya.

d.  Perancangan control

Suatu sistem merupakan sasaran dari kesalahan pada pengolahan (miss management). Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk mencegah dan melacak terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan atau kesalahan - kesalahan pengendalian.

5. Perancangan Penjualan

a)              Pengertian Penjualan

Penjualan  adalah suatu usaha yang di lakukan untuk mendistribusikan barang kebutuhan yang telah di hasilkan oleh produsen kepada konsumen yang memerlukan dengan memperoleh jasa berupa uang menurut harga.

b)             Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai laksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar sejumlah harga beli barang lalu barang di serahkan kepada pembeli . Setelah itu, di lakukan pencatatan transakasi.

Penjualan dapat di lakukan dengan antara lain :

1)             Penjualan langsung
     Penjualan langsung adalah cara penjualan dimana penjual langsung berhubungan atau berhadapan dengan pembeli. Pembeli dapat langsung mengemukakan keinginannya bahkan sering terjadi tawar – menawar harga untuk mencapai kesesuaian.

2)             Penjualan Tidak langsung

    Penjualan tidak langsung dapat terjadi jika terdapat masalah antara lain : jarak antara lokasi penjual dan pembeli cukup jauh, respon masyrakat terhadap sebuah iklan atau katalog, terbatasnya waktu antara penjual dan pembeli.

Penjual tidak langsung dilakukan antara lain :

a)              Penggunaan Melalui Telepon

Terkadang pembeli ingin agar pesanannya cepat di terima oleh penjual. Oleh karena itu, pemesanan dapat dilakukan melaui telepon. Dalam penjualan melalui telepon, baik untuk jarak jauh maupun di luar perkotaan, biasanya penjual lebih mengutamakan pembeli yang langsung di kenal.

b)             Penjualan Dengan Mesin Otomatis

     Penjualan dengan mesi otomatis dapat di lakukan untuk jenis barang yang beragam dan butuh spesifikasi dari barang yang akan dibeli. Penjualan dengan mesin otomatis biasanya dilakukan dengan menggunakan mesin fax, email, dan web.